Privacyreglement

Privacyreglement


1. Begripsbepalingen
Bestand elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
Betrokkene degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft
Bewerker degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn onderworpen
Derde ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken
Ontvanger degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
Persoonsgegeven elk gegeven over een natuurlijke persoon
Toestemming van de betrokkene elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt;
Verantwoordelijke degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verantwoordelijke kan zijn een natuurlijke persoon, een rechtspersoon of een bestuursorgaan;
Verstrekken van persoonsgegevens het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
Verwerking van persoonsgegevens elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
Verzamelen van persoonsgegevens het verkrijgen van persoonsgegevens
Wet de Algemene Verordening Gegevensbescherming

2. Bereik
  • Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
  • Dit reglement is van toepassing binnen het WilmaHuis V.O.F. en heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten en hun ouders/verzorgers, jeugdzorgwerkers, medewerkers, vrijwilligers en medewerkers van leveranciers.

3. Doel
  • Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is enerzijds te beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn een adequate hulpverlening aan jeugdigen in het WilmaHuis.
  • De doeleinden waarvoor binnen het WilmaHuis gegevens worden verzameld en verwerkt, zijn omschreven.
  • Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is anderzijds te beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate bedrijfsvoering.

4 Vertegenwoordiging
  • Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaar nog niet heeft bereikt of indien de betrokkene meerderjarig is en onder curatele is gesteld, dan wel er ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist.
  • Een toestemming kan door de betrokkene, diens schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
  • De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens;
  • De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens.

6. Rechtmatige verwerking
  • Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
  • Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
  • Persoonsgegevens dienen - gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt – toereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer persoonsgegevens te worden verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.
  • Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
    • de betrokkene voor de verwerking zijn toestemming heeft verleend;
    • de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de behandeling van cliënt of voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met betrokkene);
    • de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting van de verantwoordelijke na te komen;
    • de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang van betrokkene;
  • De registratie van het burgerservicenummer vindt alleen dan plaats wanneer daarvoor een wettelijke basis bestaat en/of dat er door verantwoordelijke of verwerker een vorm van zorg aan betrokkene wordt verleend.
  • De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift, of op basis van een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

7. Verwerking van persoonsgegevens
  • De verwerking vindt plaats voor zover dat met het oog op een goede behandeling van de betrokkene noodzakelijk is, of
  • verwerking vindt plaats voor zover dat met het oog op een goede bedrijfsvoering noodzakelijk is.
  • De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

8. Bijzondere persoonsgegevens
  • De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve in de gevallen waarin de wet uitdrukkelijk bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden dergelijke gegevens wel mogen worden verwerkt (artikelen 17 tot en met 22 van de wet).
  • Het in het vorige lid bedoelde verbod geldt, onverminderd het bepaalde in de artikelen 17 tot en met 22 van de wet, niet voor zover er sprake is van een uitzondering zoals bedoeld in artikel 23 van de wet.

9. Recht op inzage
  • De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben.
  • De verantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek - zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk mee of persoonsgegevens worden verwerkt die hem betreffen.
  • Indien dat het geval is, verstrekt de verantwoordelijke de verzoeker desgewenst - zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.
  • Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan het verzoek in een andere dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast.
  • De verantwoordelijke kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
    • de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
    • de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

10. Verstrekking van persoonsgegevens
  • Verstrekking van persoonsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na toestemming van betrokkene of diens vertegenwoordiger, behoudens een daartoe strekkend wettelijk voorschrift of de noodtoestand.
  • Verstrekking van persoonsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan indien noodzakelijk in het kader van de hulpverlening.
  • Indien verantwoordelijke zonder toestemming van betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger persoonsgegevens aan derden verstrekt, stelt verantwoordelijk betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger daarvan onverwijld in kennis, tenzij dit gevaar oplevert voor personen en of zaken.

11. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering
  • Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de verantwoordelijke over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
  • De verantwoordelijke deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat. Verzoeker heeft in dit verband de mogelijkheid zich te wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke.
  • De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mogelijk blijkt anders zo spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.

12. Bewaren van gegevens
  • Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt, of
  • voor zolang dit nodig is uit oogpunt van bedrijfsvoering.
  • De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.
  • Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat
    • het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
    • het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
    • indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.